Echovise voor VDL De Meeuw
EchoviseVDL De Meeuw

Voorstel voor VDL De Meeuw

Slimmer omgaan met aanvragen en tenders

Echovise · Stefan van Gijsel · 6 november 2026

Bladeren met Volgende en Vorige onderaan, of met de pijltjestoetsen. De voorbeelden zijn klikbaar.

Scroll naar beneden om verder te lezen. De voorbeelden zijn klikbaar.

Route 1Aanvragen bij de juiste persoon
Route 2Tenders schrijven op basis van eerder werk
De basisEén centrale kennisbank
Het kantoor van Echovise in Westerhoven
Ons kantoor in Westerhoven

Over Echovise

Wij helpen organisaties om AI goed in te zetten. Met privacy voorop en voor de lange termijn.

Westerhovenbij Eindhoven
8 mensenklein en senior team
Het team van Echovise in overleg in de grote vergaderruimte
Overleg in de grote vergaderruimte

Wat we doen

Samen met een klant achter de laptop

Mensen begeleiden

Zodat AI onderdeel wordt van het dagelijkse werk.

  • Advies
  • Trainingen en workshops
  • Adoptietrajecten
Ontwikkelaars van Echovise aan het werk

Software bouwen en implementeren

Gebouwd rond jullie werk en jullie data.

  • Automatiseringen
  • Maatwerk AI-toepassingen
  • Volledige AI-workspaces

Ons gesprek

Wij kijken van buiten naar jullie processen, met een frisse blik. Dit hoorden we van Catharina en Luc.

  • Aanvragen komen niet altijd goed terechtZe komen binnen via mail, telefoon en LinkedIn.
  • Afdelingen weten niet altijd wat er looptWonen, zorg, bedrijfsleven, onderwijs en overheid werken apart.
  • Veel tijd gaat naar offertes en tendersOok als de kans van slagen klein is.
  • Veel kennis zit in hoofdenEn in mails, het CRM en één map met oude tenders.

Het doel

OmzetMargePlezierBinding

Een hogere slagingskans op wat jullie oppakken. Minder tijd aan werk dat niets oplevert. En werk dat leuker is, zodat goede mensen blijven.

Twee oplossingen

1

Lead-kwalificatie

Inkomende aanvragen beoordelen en bij de juiste persoon of afdeling krijgen.

2

Tender-AI

Tenders schrijven op basis van wat jullie eerder schreven, gewonnen en verloren.

Beide werken vanuit één centrale kennisbank. Per oplossing volgt nu hoe het gaat, hoe het kan gaan en een voorbeeld.

Route 1: lead-kwalificatie

Zo gaat het nu

Een bedrijf mailt over een kantine
Wie de mail ziet, pakt hem op
Er komt een losse offerte
De kans op een groter project blijft liggen

Zo kan het gaan

Een bedrijf mailt over een kantine
De AI herkent een bekende relatie van woningbouw
De accountmanager krijgt een seintje en belt
Het gesprek gaat over het hele project

Blijft een aanvraag liggen, dan volgt na een afgesproken termijn een herinnering.

Voorbeeld: inkomende aanvragen

Voorbeeld ter illustratie, verzonnen gegevens
AanvragenWeek 45
Open aanvragen5
Prioriteit hoog3
Zonder opvolging1
Toon Klik op een aanvraag
DatumAfzenderVraagPropositiePrioriteitStatus

Elke aanvraag krijgt een label: propositie, segment en prioriteit. Klik op een aanvraag om te zien waarom de AI dat label geeft en bij wie hij hoort. Aanvragen die te lang blijven liggen, worden oranje. De medewerker beslist en zet de aanvraag met één klik door naar de juiste collega.

Route 2: tender-AI

Zo gaat het nu

Een tender van honderden pagina's komt binnen
Meerdere collega's lezen alles door
Zoeken in oude tenders en rondvragen
Dagen schrijfwerk, ook bij weinig kans

Zo kan het gaan

De criteria van de tender uploaden
De eisen staan op een rij, met wat er al is
Per criterium een eerste concept, met bron
Het team schrijft verder

Lessen uit evaluaties van eerdere tenders komen terug in elk concept.

Voorbeeld: tender-werkplek

Voorbeeld ter illustratie, verzonnen gegevens
Tender tijdelijke huisvesting, Gemeente OosterlandenIndienen over 12 dagen

Eisen uit de stukken

    Klik op een eis

    Links staan de eisen uit de tenderstukken, met per eis de status. Klik op een eis voor het eerste concept. Daaronder staan de bronnen: eerdere tenders, gewonnen of verloren, en wat de evaluatie leerde. Het team neemt het concept over of past het aan. De voortgang loopt mee.

    De basis: een centrale kennisbank

    Beide routes werken vanuit dezelfde kennisbank. Ze hebben niet dezelfde bronnen nodig. Kies een route.

    Klik op een route

    Bronnen

    Mailboxen van sales
    CRM: relaties en contactmomenten
    Wie doet wat: afdelingen en accountmanagers
    Lopende projecten en offertes
    Flexgoed en Maakpartner
    Eerdere tenders
    Evaluaties van tenders
    Certificaten en standaardteksten
    Centrale kennisbankVeilig ingericht, data in Europa

    Toepassingen

    Route 1: lead-kwalificatie6 bronnen, met een vaste koppeling met mail en CRM
    Route 2: tender-AI4 bronnen, één keer verzamelen en daarna aanvullen
    LaterMedewerkers stellen er zelf vragen aan

    Het fundament: jullie eigen AI-omgeving

    Eerst het fundament, eenmalig. Daarop bouwen we de route die jullie kiezen.

    Eerst: het fundamenteenmalig, 1 tot 2 sprints

    Kennisbank opzettenDe structuur waarin kennis veilig wordt opgeslagen. Wat erin komt, hangt af van de route.
    Eigen omgevingEen dashboard. Inloggen met het Microsoft-account van VDL De Meeuw.
    Privacy in lagenToegang per rol. AI-aanbieders bewaren niets. Data blijft in Europa.
    Hosting en beheerDat regelen wij, inclusief updates en beveiliging.

    Jullie kiezen waar we beginnen

    Route 1Lead-kwalificatie
    Levert op
    Aanvragen sneller bij de juiste persoon. Minder gemiste kansen tussen afdelingen.
    Nodig
    Mail van sales en het CRM. Dat vraagt een vaste koppeling, en daarmee eerder akkoord van IT.
    Eerste resultaat
    Aanvragen van de afgelopen maanden met labels, naast wat er echt mee gebeurde.
    3 tot 5 sprints na het fundament
    Route 2Tender-AI
    Levert op
    Sneller een eerste versie. Leren van gewonnen en verloren tenders.
    Nodig
    Eerdere tenders met uitslag en evaluatie. Eén keer verzamelen.
    Eerste resultaat
    Concepten voor een recente tender, naast wat jullie toen zelf schreven.
    3 tot 4 sprints na het fundament

    Beide routes delen de kennisbank. Wat we voor de eerste opbouwen, gebruikt de tweede ook.

    Hoe we werken: in sprints

    1. Afspreken

      Samen bepalen we wat we deze sprint doen.

    2. Bouwen

      32 uur werk, verdeeld over twee tot drie weken.

    3. Presenteren

      We laten het resultaat zien.

    4. Bijsturen

      Jullie geven feedback. Samen kiezen we de volgende stap.

    Jullie zien snel resultaat en kunnen tussentijds bijsturen. Hoe vaak we afspreken, bepaalt of een sprint twee of drie weken duurt.

    Investering

    € 4.640 per sprint32 uur à € 145, excl. btw
    2 tot 3 wekenper sprint, met tijd voor jullie feedback
    Na elke sprintbeslissen jullie of we doorgaan
    Proef: werkt het met jullie gegevens? Eerste versie: het team werkt er in de praktijk mee In gebruik: ingericht, getest en overgedragen

    Een indicatie per route, inclusief het fundament. Kiezen jullie later ook de tweede route, dan is het fundament er al.

    Hoe verder

    1. Jullie bespreken het voorstel en kiezen een route.
    2. Gesprek met IT over de inrichting.
    3. NDA tekenen en de eerste sprint plannen.
    Echovise

    Stefan van Gijsel

    stefan@echovise.com

    Liever een toelichting? We komen graag langs.

    Inhoud